Das «Flex Office» der Baloise: Ein Modell für die Zukunft?

«Längst ist es kein Geheimnis mehr, dass Angestellte, die sich wohlfühlen, produktiver sind und innovativere Ideen haben», erklärt der diplomierte Ingenieur, der bei der Baloise die Büroplanung, das Flächenmanagement und die Hauswartung unter sich hat.

Deshalb können die Mitarbeitenden der Baloise laut Bender aus einer Vielzahl unterschiedlicher Arbeitsplatz-Varianten auswählen: «Wenn die Angestellten beispielsweise von einem Sessel aus arbeiten wollen, können sie dies tun».

«Dieses System ist effizienter als das herkömmliche, da für jede Aufgabe eine darauf abgestimmte Umgebung bereitsteht», so Bender. An den Standorten in Basel arbeiten laut dem diplomierten Ingenieur zurzeit rund 590 Mitarbeitende im «Flex Office» – nicht ganz ein Drittel der gesamten Belegschafft. 

Auch im neuen Baloise Park soll das neue Bürokonzept in etwas veränderter Form zum Einsatz kommen. «Die Erfahrungen, die wir hier sammeln, fliessen direkt in das neue Bürokonzept für den Baloise Park-Neubau ein», so Bender.

Dieser entsteht bekanntlich am Aeschengraben neben dem aktuellen Hauptsitz der Baloise und wird noch dieses Jahr bezugsbereit sein. 

Doch was genau ist eigentlich das Innovative am Arbeitsplatz-Konzept der Baloise? Bei herkömmlichen Arbeitskonzepten arbeiten die Mitarbeitenden jeden Tag an ihrem persönlichen Schreibtisch, der sich vom nächsten Arbeitsplatz nur unwesentlich unterscheidet.

Nicht so im Flex Office: Jeden Morgen kann sich der oder die Mitarbeitende einen neuen Arbeitsplatz aussuchen – je nachdem welche Arbeiten gerade anstehen. Die Auswahl an unterschiedlichen Ausgestaltungen ist gross.

Für ein lockeres Arbeiten lädt etwa der «Business Garden» ein, wo etwas kleinere Schreibtische mit abgerundeten Flächen inmitten einer üppigen Topfpflanzen-Landschaft stehen. 

Arbeitsgespräche zu dritt oder viert können in einer «SBB-Abteil» genannten gepolsterten Mischung aus Sofa und Vierertisch abgehalten werden. Vertraulichere Angelegenheiten sollten jedoch besser in einem durch Glaswände abgetrennten Bereich besprochen werden –mit Stehtisch und Grossbildschirm ausgestattet. 

Für kurze Arbeiten – beispielsweise zwischen zwei Meetings – kann man sich mit seinem Laptop an eine Möbelkreation setzten, die einerseits ein gemütlicher Ohrensessel ist, aber auch ein kleines Tischchen mit Stromanschluss beinhaltet.

Auch für Aufgaben, die eine hohe Konzentration erfordern, hält das «Flex Office» eine Lösung bereit. Diese können in einem abgeschiedenen Bereich erledigt werden, der für stille Arbeiten vorgesehen ist. Für vertrauliche Telefongespräche stehen eigens dafür eingerichtete Telefonkabinen zur Verfügung.

Das Highlight unter den Mitarbeitenden ist jedoch die «Arena», die wie eine Mischung aus Kleinkino und Puppentheater wirkt. Bei Teammeetings oder Workshops können die Angestellten auf halbkreisförmig angeordneten, bunten Hockern den Präsentationen auf der riesigen Leinwand folgen. 

«Der Sinn hinter dieser vielfältigen Ausgestaltung ist, dass die Arbeitsplätze bestmöglich für die jeweiligen Aufgaben ausgestattet sind», so Bender.

Die Vorteile gegenüber herkömmlichen Bürolandschaften liegen auf der Hand: Entspannteres Arbeiten, die Möglichkeit, die bevorzugte Umgebung zu wählen und dadurch eine höhere Produktivität der Mitarbeitenden – soweit zumindest die Überlegung. 

Das flexible Bürokonzept bringt es jedoch mit sich, dass die Arbeitsplätze jeden Abend geräumt werden müssen. Schreibutensilien, persönliche Bilder und der Lieblingskaktus müssen nach der Arbeit ins Schliessfach verschwinden. 

«Möglich geworden ist dies durch den Trend hin zum papierlosen Büro. Immer fünf Ordner herumzuschleppen wäre natürlich nicht gegangen», so Bender. 

Wie Studien – etwa aus Grossbritannien oder Deutschland – belegen, sind keineswegs alle Angestellten mit den flexiblen Arbeitsplätzen zufrieden. Auch hört man von Bankangestellten im flexiblen Büromodell, die bis zu einer halben Stunde suchen müssen, bis sie einen geeigneten Schreibtisch finden.

Von regelrechten Wettrennen um die besten Arbeitsplätze ist die Rede. Dabei hilft es nicht, dass aus Kostengründen oft weniger Arbeitsplätze als Angestellte existieren. 

«Solche Probleme kennen wir nicht», sagt Bender. Den «besten Arbeitsplatz» gebe es sowieso nicht.

«Jeder hat eigene Vorlieben. Wenn ein Mitarbeiter nur an einem Platz arbeiten möchte, dann muss er tatsächlich am Morgen als erster da sein. Damit hatten wir aber bislang keine Probleme», so der diplomierte Ingenieur. 

Ausserdem stimme es zwar, dass es durchschnittlich für jeden Arbeitsplatz rund 1.2 Angestellte gibt. Bei vollzähliger Belegschaft müssten also einige Mitarbeitende ohne Schreibtisch auskommen. Dank Home-Office, Teilzeitstellen, Meetings und anderen Abwesenheiten komme dies jedoch nie vor. 

Bei einer Umfrage zum neuen Bürokonzept habe die Baloise überwiegend positive Rückmeldungen von ihren Mitarbeitenden erhalten. «Natürlich gab es – besonders zu Beginn – vereinzelte Unzufriedene. Allen kann man es eben nicht recht machen», so Bender.

Die Umfrage habe die Verantwortlichen jedoch insgesamt darin bestätigt, mit dem flexiblen Büromodell fortzufahren. Wie sich die Zufriedenheit mit dem Umfeld allerdings auf die Produktivität der Angestellten ausgewirkt habe, sei schwierig zu messen.

Aber lohnen sich dann die Kosten für den Umbau der Büroflächen? «Das Flex Office Modell rechnet sich durchaus. Mit dieser Investition schaffen wir einen Mehrwert. Als Dienstleistungsunternehmen sind die Mitarbeitenden unser Kapital. Damit sie eine gute Leistung erbringen, investieren wir in sie», erklärt Bender. 

Die grösste Herausforderung bei der Umsetzung des modernen Bürokonzeptes sei es, ein Umdenken bei den Angestellten zu erreichen und sie für die neuen Möglichkeiten zu sensibilisieren. 

«Das sind Prozesse die Jahre dauern. Wir können nicht von heute auf morgen entscheiden, ein Flex Office einzuführen». Die Mitarbeitenden müssen laut Bender kontinuierlich informiert und begleitet werden.

Die Inspiration für die Ausgestaltung der Büroflächen holt sich der Leiter des Infrastrukturellen Gebäude-Managements in Fachmagazinen und im Gespräch mit den Angestellten.

«Ausserdem schaue ich über den Tellerrand und überlege, wie ich intelligente Konzepte von anderswo auch bei uns anwenden könnte».