Was es beim Austritt aus einer Firma zu beachten gilt

Laetitia Block: Vor dem Austritt von Angestellten gibt es einiges zu tun. In der Praxis werden häufig Austrittsgespräche geführt. So können alle Unklarheiten und offenen Fragen zum Ablauf des Austritts geklärt und die noch zu erledigenden Aufgaben besprochen werden.

Der Arbeitgeber oder die Arbeitgeberin hat bei der Abwicklung des Austritts von Angestellten zweierlei Dinge zu beachten. Zum einen gibt es diverse Informationspflichten, die zu erfüllen sind. Zum anderen muss der Arbeitgeber feststellen, welche Ansprüche die Parteien noch haben, denn mit der Beendigung des Arbeitsverhältnisses werden alle Forderungen fällig. Eine Forderung der Arbeitnehmerin oder des Arbeitnehmers könnte zum Beispiel der Anspruch auf einen Teil des 13. Monatslohnes sein. Eine Arbeitgeberforderung könnte ein vom Angestellten verursachter Schaden oder die Rückzahlung eines gewährten Darlehens sein.

Es handelt sich hierbei um die Information betreffend Versicherungsschutz. Der Arbeitgeber muss insbesondere darüber informieren, was beim Austritt mit der Krankentaggeld- und der Unfallversicherung geschieht und wie Angestellte den Versicherungsschutz allenfalls aufrechterhalten können. Bei der Pensionskasse muss der Arbeitgeber darüber informieren, was mit den Pensionskassen-Geldern zu tun ist, weil diese nicht in der Pensionskasse des Arbeitgebers verbleiben.

Es gibt im Einzelfall zahlreiche weitere Dinge, die rechtzeitig zu besprechen sind, wie etwa die Übergabe von Dossiers, Rückgabe von Firmeneigentum, Mehrarbeit, Ferienansprüche oder die Bestimmung des letzten Arbeitstags.

Durch eine rechtzeitige Regelung der wichtigen Fragen können die Wünsche der Arbeitnehmer mit den Erwartungen des Arbeitgebers koordiniert und so Konflikte vermieden werden. Grundsätzlich sollten zum Beispiel Überstunden bis zum Austritt nach Möglichkeit mit Freizeit kompensiert und Ferien bezogen werden. Ist dies betriebs-organisatorisch bis zum Ende des Arbeitsverhältnisses nicht mehr möglich, kann der Feriensaldo ausbezahlt werden.

Der Arbeitgeber sollte sicherstellen, dass er alle Forderungen, die er noch hat, geltend macht. Das kann beispielsweise die Rückzahlung von übernommenen Weiterbildungskosten sein, die nun aufgrund der Kündigung fällig werden oder ein allfällig gegebenes Darlehen, das aufgrund der Kündigung nun als Ganzes vor dem Austritt zurückgezahlt werden muss. Wenn der Arbeitgeber solche Forderungen nicht bis zum Austritt geltend macht, könnte dies unter Umständen später als Verzicht gewertet werden.

Auch der Zeitpunkt für die Rückgabe des Geschäftseigentums sollte vereinbart werden. Üblich ist hierfür der letzte Arbeitstag, da die Sachen bis dahin in der Regel noch gebraucht werden. Allfällige Schäden am Geschäftseigentum oder Kosten aufgrund der Nichtrückgabe sind sofort geltend zu machen und können unter Umständen direkt mit dem letzten Lohn verrechnet werden.

Grundsätzlich gilt die Rückgabepflicht auf den Zeitpunkt der Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Darf das Fahrzeug nur geschäftlich verwendet werden, wird eine vorzeitige Rückgabe keine Probleme bereiten, weil das Auto nicht privat genutzt werden darf. Meist wird den Angestellten jedoch das Recht auf Privatnutzung des Geschäftsautos eingeräumt. Möchte der Arbeitgeber das Fahrzeug in einem solchen Fall frühzeitig zurückverlangen, muss er den Wert dieser Privatnutzung entsprechend entschädigen.

Nach dem letzten Arbeitstag sollte der E-Mail-Account deaktiviert und eine Benachrichtigung eingerichtet werden, dass dieser Account nicht mehr aktiv ist sowie eine Mailadresse der neuen zuständigen Person angegeben werden.

Schliesslich müssen Arbeitgeber für das RAV eine Arbeitgeber-Bescheinigung über den bisherigen Verdienst des oder der Angestellten ausfüllen, den Austritt bei der Familienausgleichskasse und der Krankentaggeld-Versicherung melden, ein Arbeitszeugnis erstellen, allenfalls Kunden über den Betreuungswechsel informieren und den Mitarbeiter respektive die Mitarbeiterin von der Website löschen. Wenn es nicht schon mit der Kündigung gemacht wurde, könnte es je nach Position des Mitarbeiters sinnvoll sein, an die Geheimhaltungspflicht und – falls vorhanden – das Konkurrenzverbot zu erinnern, die auch nach dem Austritt gelten.

Es muss unbedingt darauf geachtet werden, dass das Arbeitszeugnis keine Widersprüche zur Kündigungssituation beziehungsweise zum Kündigungsgrund enthält. Solche Widersprüche erhöhen das Risiko, dass eine Kündigung als missbräuchlich angefochten wird.

Am letzten Arbeitstag sollte ein Austrittsgespräch stattfinden. Dort können die letzten Arbeitsgegenstände wie zum Beispiel Schlüssel und Badge zurückgegeben werden und die Schlussabrechnung gemeinsam besprochen werden. So kann allfälligen Konflikten vorgebeugt werden.