Was ist eine Verwarnung? Und was ein Verweis?

Laetitia Block*: Die Verwarnung ist eine Disziplinarmassnahme und stellt eine förmliche Missbilligung des Verhaltens des Arbeitnehmers vonseiten des Arbeitgebers unter Androhung von arbeitsrechtlichen Konsequenzen dar. Sie ist nicht im Gesetz geregelt. Mit der Verwarnung rügt der Arbeitgeber den Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin wegen einer oder mehreren erfolgten Pflichtverletzungen und ermahnt ihn oder sie, sich zukünftig pflichtgemäss zu verhalten. Das nicht tolerierte Verhalten, auf das sich die Verwarnung bezieht, sollte dabei möglichst genau umschrieben werden. Die (schriftliche) Verwarnung wird dann im Personaldossier abgelegt.

Die Verwarnung unterscheidet sich von einem Verweis darin, dass sie nicht nur eine formale Missbilligung der Pflichtverletzung festhält, sondern bereits Konsequenzen für den Wiederholungsfall androht. Der Verweis verzichtet noch auf die Androhung von Konsequenzen und beschränkt sich auf die reine formale Missbilligung. Er ist also milder als eine Verwarnung.

Eine Verwarnung kann mündlich oder schriftlich ausgesprochen werden. Um Unklarheiten zu vermeiden und den Zeitpunkt, Inhalt und Kenntnisnahme der Verwarnung später beweisen zu können, empfehlen wir, eine Verwarnung immer schriftlich auszusprechen. Die Verwarnung sollte sich immer auf ein bestimmtes, genau umschriebenes, nicht toleriertes Verhalten beziehen und auch die Konsequenzen eindeutig festhalten.

Gibt es mehrere unterschiedliche Pflichtverletzungen, kann es unter Umständen sinnvoll sein, die Verhaltensweisen in separaten Verwarnungen auszusprechen. Denn wird das verwarnte Verhalten erfolgreich abgestritten, hat der Arbeitnehmer Anspruch auf die Entfernung der Verwarnung aus dem Personaldossier.

Im Arbeitsrecht gilt: Daten über den Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin dürfen nur bearbeitet werden, soweit sie dessen oder deren Eignung für das Arbeitsverhältnis betreffen oder zur Durchführung des Arbeitsvertrags erforderlich sind. In den meisten Fällen wird eine Verwarnung nach ein paar Jahren keine Relevanz mehr haben; es sei denn, es sind weitere gleichartige Verwarnungen dazugekommen. Deshalb gilt für Verwarnungen: Sind sie nicht mehr relevant, müssen sie aus dem Personaldossier gelöscht werden. Es gibt dabei keine feste Frist, wie lange eine Verwarnung im Personaldossier verbleibt. Das hängt stark vom Einzelfall ab. Wir empfehlen, das Personaldossier in regelmässigen Abständen zu prüfen und die nicht mehr relevanten Verwarnungen zu entfernen und zu vernichten.

Es gibt keine gesetzliche Vorschrift, die vorschreibt, dass Angestellte vor einer allfälligen Kündigung verwarnt werden müssen. Eine Verwarnung ist also nicht zwingend nötig. Eine Verwarnung kann unter Umständen jedoch sinnvoll sein, um dem Arbeitnehmer oder der Arbeitnehmerin eine Chance zu geben, sein Verhalten anzupassen und so eine Kündigung zu vermeiden. Sollte sich das Fehlverhalten zeitnah wiederholen und in der Folge eine Kündigung ausgesprochen werden, kann die Verwarnung dazu dienen, dem Vorwurf der Missbräuchlichkeit der Kündigung zu begegnen. Mit der Verwarnung kann aufgezeigt werden, dass der Arbeitnehmer auf sein Fehlverhalten hingewiesen und Konsequenzen für den Wiederholungsfall angedroht wurden.

Im Falle einer eindeutigen, schweren Pflichtverletzung, die eine fristlose Kündigung rechtfertigt, braucht es keine vorgängige Verwarnung. In der Praxis ist die Beurteilung jedoch nicht immer eindeutig. Da fristlose Kündigungen oftmals angefochten werden, kann es deshalb im Zweifelsfall sinnvoll sein, zuerst mit einer Verwarnung zu reagieren und als Konsequenz im Wiederholungsfalle die fristlose Kündigung anzudrohen. Das zeigt sich auch in der Gerichtspraxis.

Nach einer erfolgten Verwarnung genügt auch ein weniger schwerwiegender Verstoss für eine gerechtfertigte fristlose Kündigung. Aber Achtung: Auch eine Verwarnung rechtfertigt natürlich keine fristlose Kündigung wegen einer Kleinigkeit. Und umgekehrt braucht es beispielsweise bei Straftaten wie Diebstahl keine vorgängige Verwarnung.