Warum Weiterbildungs­vereinbarungen wichtig sind

Frank Linhart*: Eine Weiterbildungsvereinbarung ist insbesondere dann sinnvoll, wenn der Arbeitgeber freiwillig erhebliche Kosten für eine Aus- oder Weiterbildung übernimmt, die der Arbeitnehmer auf eigenen Wunsch absolviert.

Die Vereinbarung schafft Klarheit über die Rechte und Pflichten beider Parteien und reduziert das Risiko späterer Streitigkeiten. Je höher die Investition des Arbeitgebers, umso notwendiger ist eine sorgfältige schriftliche Regelung. Wichtig für die Gültigkeit und die Durchsetzbarkeit einer Weiterbildungsvereinbarung ist ausserdem, dass die Vereinbarung vor Beginn der Weiterbildung abgeschlossen wird. Denn nach Beginn der Weiterbildung und der Entstehung der entsprechenden Kosten, ist der Arbeitnehmer nicht mehr ganz frei in seiner Entscheidung, gewisse Klauseln zu verhandeln oder die Vereinbarung als Ganzes abzulehnen.

Die Vereinbarung sollte die Art, Dauer und den Zeitpunkt der Weiterbildung festhalten sowie den Umfang der Kostenübernahme klar festlegen. Typischerweise werden Kursgelder, Prüfungsgebühren und Materialkosten erfasst. Ob auch Reise- und Übernachtungskosten übernommen werden und ob bzw. in welchem Umfang Arbeitszeit für die Weiterbildung eingesetzt werden darf, ist ausdrücklich zu regeln. Eine klare Auflistung verhindert spätere Auslegungsfragen. Der Arbeitgeber kann auch nur einen Teil dieser Kosten übernehmen, zum Beispiel 50%.

Das Unternehmen finanziert eine Weiterbildung für Arbeitnehmer natürlich nicht aus reiner Selbstlosigkeit. Das Unternehmen investiert in die Weiterentwicklung des Arbeitnehmers, um auch für sich einen Mehrwert zu generieren. Deshalb wird der Arbeitnehmer mit der Weiterbildungsvereinbarung an das Unternehmen gebunden. Da man eine Kündigung nicht vollständig verbieten kann respektive will, wird diese Bindung mit einer Rückzahlungsklausel erreicht. Verlässt der Arbeitnehmer das Unternehmen früher als vereinbart, greift die Rückzahlungsklausel.

Es gibt keine gesetzlich festgelegte Maximaldauer, sondern die Zulässigkeit hängt von den Kosten, der Dauer der Weiterbildung und dem daraus resultierenden Nutzen ab. Eine Rückzahlungspflicht sollte aber nicht greifen, wenn die Beendigung des Arbeitsverhältnisses überwiegend vom Arbeitgeber zu vertreten ist.

Rückzahlungsklauseln sind grundsätzlich zulässig, müssen jedoch verhältnismässig ausgestaltet sein. Nicht jede Weiterbildung rechtfertigt jedoch eine Rückzahlungsklausel. Nach der bundesgerichtlichen Rechtsprechung ist entscheidend, dass die Weiterbildung dem Arbeitnehmer einen bleibenden beruflichen Vorteil vermittelt und nicht primär dem unmittelbaren Interesse des Arbeitgebers dient.

In der Rechtsprechung hat sich eine übliche maximale Bindungsdauer von 3 Jahren, das heisst 36 Monate nach Abschluss der Weiterbildung, etabliert. In der Praxis empfiehlt sich zudem, eine degressive Regelung vorzusehen, wonach die Rückzahlungspflicht mit zunehmender Dauer des Verbleibs im Unternehmen schrittweise sinkt. Der zurückzubezahlende Betrag würde sich beispielsweise bei einer dreijährigen Bindung für jeden Monat nach Abschluss der Weiterbildung um 1/36 reduzieren. Ob dieser zurückzubezahlende Betrag nur die Kurskosten beinhaltet oder auch Fahrspesen, Materialkosten und die Rückzahlung der gewährten Arbeitszeit, ist in der Vereinbarung ausdrücklich zu regeln.

Es sollte unbedingt darauf geachtet werden, dass die Weiterbildungsvereinbarung auch Unvorhergesehenes berücksichtigt. Bei der Rückzahlungsklausel sollte beispielsweise darauf geachtet werden, dass nicht nur eine Rückzahlung nach Abschluss der Weiterbildung vorgesehen wird, sondern auch vereinbart wird, was zurückzuzahlen ist, wenn die Weiterbildung abgebrochen oder nicht bestanden wird oder der Arbeitnehmer das Unternehmen noch während der Ausbildung verlässt.