Was gehört ins Personal­dossier – und was nicht?

Laetitia Block*: Im Personaldossier werden alle Daten abgelegt, welche die Entstehung, den Verlauf und die Beendigung des Arbeitsverhältnisses betreffen. In einem Personaldossier sind beispielsweise die Personalien des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin abgelegt, die Bewerbungsunterlagen, der Arbeitsvertrag, der Stellenbeschrieb, Abwesenheiten, allfällige Arbeitszeugnisse, Mitarbeiterbewertungen, Arbeitszeitdokumentationen und die Dokumentation von Disziplinarmassnahmen wie Verwarnungen und Aktennotizen zu Vorkommnissen.

Nicht in ein Personaldossier gehören Informationen zur Religion, politischen Weltanschauung oder Sexualität der Angestellten. Ebenfalls nichts im Personaldossier zu suchen haben Angaben zu Hobbys oder Social-Media-Posts des Arbeitnehmers und Daten zu allfälligen Krankheiten, sofern sie keinen Einfluss auf die Erfüllung der vertraglichen Arbeitspflicht haben.

Das Gesetz erlaubt die Datenbearbeitung durch den Arbeitgeber, soweit sie der Eignungsabklärung eines Bewerbers für die konkrete Stelle dient oder wenn die Personendaten zur Durchführung des Arbeitsvertrags bearbeitet werden müssen. Das bedeutet auch, dass nur diejenigen Personen auf das Personaldossier Zugriff haben dürfen, die damit arbeiten müssen, zum Beispiel der Vorgesetzte oder die HR-Abteilung. Denn bei den Daten im Personaldossier handelt es sich um sensible schützenswerte Daten. Das Dossier muss entsprechend gesichert sein – sei es physisch in einem abschliessbaren Schrank oder digital beispielsweise durch einen Passwortschutz.

Es gibt keine Vorgaben dazu, wie ein Personaldossier geführt werden muss. Wichtig ist bei der digitalen Dossierführung aber, dass auch diese den Anforderungen zum Datenschutz genügt. Schon allein aus Beweisgründen empfehlen wir daher, die wichtigsten Dokumente trotz Digitalisierung im Original aufzubewahren.

Der Zugang zu den Dokumenten muss, wie beim physischen Dossier, beschränkt sein, die Bearbeitung nachvollziehbar und es sollte geregelt werden, welche Dokumente wie lange gespeichert werden. Denn auch beim digitalen Dossier muss dafür gesorgt werden, dass nur die benötigten und zulässigen Daten im Personaldossier enthalten sind und beispielsweise lange zurückliegende Verwarnungen, welche keine Relevanz mehr haben, gelöscht werden.

Personaldossiers sollten regelmässig auf ihre Aktualität überprüft werden. Nicht mehr benötigte Daten müssen aus dem Personaldossier entfernt werden. Es gibt keine konkrete Frist, welche Daten wie lange aufbewahrt werden dürfen. Aber man kann sich an gewissen Richtwerten orientieren, je nach konkretem Sachverhalt. Eine einzelne Verwarnung ohne weitere Vorfälle verliert beispielsweise nach ein bis zwei Jahren an Relevanz und muss gelöscht werden. Daten, die zu einem geldwerten Anspruch führen können, wie zum Beispiel Daten zum Ferienbezug oder die erfasste Arbeitszeit, sollten hingegen bis zur Verjährung aufbewahrt werden.

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben ein gesetzliches und kostenloses Anrecht darauf, zu erfahren, welche Daten über sie im Personaldossier gesammelt werden, wenn sie dies wünschen. Solche Auskunftsbegehren sind grundsätzlich innerhalb von 30 Tagen zu beantworten. Kann diese Frist nicht eingehalten werden, muss der Arbeitgeber dies dem Mitarbeiter mitteilen und darüber informieren, innert welcher Frist die Auskunft erfolgt. Es gibt allerdings auch Situationen, bei denen der Arbeitgeber dem Auskunftsbegehren nicht entsprechen muss.

Stellt der Arbeitnehmer ein Auskunftsbegehren und bezweckt damit einzig die Ausforschung des Arbeitgebers, ohne dass die Auskunft im Zusammenhang mit dem Datenschutz stünde, ist dieses rechtsmissbräuchlich. Bei einer solchen «Fishing Expedition» – einer unzulässigen Beweisausforschung zum Zwecke der Beweissammlung für ein allfälliges Verfahren gegen den Arbeitgeber – muss der Arbeitgeber nicht Folge leisten.

Ein typisches Beispiel für ein unter Umständen rechtsmissbräuchliches Auskunftsbegehren wäre, wenn der Arbeitnehmer ein ausführliches Auskunftsbegehren unmittelbar nach seiner Kündigung, mit der er nicht einverstanden ist, stellt und offensichtlich ist, dass er nun nach Verfehlungen des Arbeitgebers sucht. Ob und in welchem Umfang die Auskunft verweigert wird, muss jedoch immer im Einzelfall geprüft werden.